Jogcímkódok használata bejövő számláknál - I. módszer

A Microsoft Business Central bevezetések előtti presales egyeztetéseknél vagy a koncepciótervezések során gyakori kérdés, hogy a bejövő számlák iktatása esetén van-e lehetőség jogcímkódokra rögzíteni és ezzel támogatni azokat a  számlarögzítést végző munkatársakat, akiknek nincs megfelelő pénzügyi ismeretük és nem igazodnak el a számlatükör vagy pénzügyi dimenziók világában.

A válasz röviden: Igen

Mi az a jogcímkód?

A jogcímkódok a bejövő számlák különböző tételeinek azonosítására és kategorizálására szolgáló kódok. Ezek a kódok általában rövid, könnyen felismerhető és egyértelműen meghatározott karakterláncok, amelyek segítségével a vállalkozások pontosan nyomon követhetik, hogy melyik kiadás milyen célból történt, és milyen költséghelyre vagy költségnemre vonatkozik.

Hogyan alkalmazzuk a jogcímkódokat?

1. Kódok kialakítása: A jogcímkódok kialakítása során érdemes olyan rendszert választani, amely könnyen érthető és logikusan felépített. Például a kódok tartalmazhatnak betűket és számokat, amelyek azonosítják a költséghelyet, a kiadás típusát és a projektet.

2. Oktatás és betanítás: Fontos, hogy a vállalkozás minden érintett dolgozója tisztában legyen a jogcímkódok alkalmazásának fontosságával és helyes használatával. Ennek érdekében érdemes rendszeres oktatásokat és betanításokat tartani.

3. Integráció a pénzügyi rendszerbe: A jogcímkódokat integrálni kell a vállalkozás pénzügyi rendszerébe, hogy a könyvelési és adminisztrációs folyamatok zökkenőmentesen működhessenek. Ehhez szükség lehet a meglévő rendszerek testreszabására vagy új szoftverek bevezetésére.

4. Rendszeres felülvizsgálat: A jogcímkódok rendszeres felülvizsgálata és frissítése elengedhetetlen a folyamatos pontosság és hatékonyság biztosítása érdekében. Az üzleti tevékenységek változásával új kódok bevezetésére vagy a meglévők módosítására lehet szükség.

Hogyan érjük el a bejövő számlákon alkalmazható jogcímkódokat a Microsoft Business Centralban?

Nyissuk meg az Ismétlődő beszerzési sorok lapot és adjuk meg a jogcímkódot, majd rendeljük hozzá a számviteli szempontból megfelelő számlát.

Az ismétlődő beszerzési sorokat rendeljük hozzá a Szállítóhoz, ahol meg tudjuk adni, hogy egy új bizonylat rögzítése estén milyen módon kerüljön alkalmazásra a jogcímkód.

• Manuális: a felhasználónak kell elindítani a kitöltést

• Automatikus: A bizonylat létrehozása során automatikusan feltöltésre kerülnek a bizonylatsorok a jogcímkódokkal

• Mindig kérdezzen: Figyelmeztető üzenet jelenik meg, hogy feltöltésre kerüljenek-e a jogcímkódok

Manuális módban a beszerzési bizonylaton az Ismétlődő beszerzési sorok kigyűjtése funkciót kell használni a jogcímkód alkalmazására.